lunes, 3 de junio de 2013

La Dipuntación de Alicante y la @e




La Administración Electrónica como una herramienta que facilite el acceso a la administración de forma directa y transparente como fin que persigue la mejora de la calidad de vida de los ciudadanos, que pasa por la consecución de un desarrollo tecnológico y la innovación, ya sea en la esfera de lo técnico como en la esfera de los social, en pos de unos efectos que permitan incorporar los estilos de vida y las conductas vital y socialmente eficientes, así como eficaces, es el fin que persigue la Diputación Provincial de Alicante mediante el Plan de Modernización de los Ayuntamiento de la Provincia de Alicante “Moderniza 6.0” en lo referente a la Administración Electrónica. 



Hablamos de Administración Electrónica como aquella que en un cierto corto plazo pueda ofrecer resultados de la actividad que produce la administración mediante su actualización, en lo referente a ofrecer a la ciudadanía un servicio ágil y eficiente. Y por ese motivo, mediante la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP) y la Ley 3/2010 de Administración Electrónica de la Comunidad Valenciana, de 5 de mayo, (esta última como regidora del ámbito territorial que se selecciona) aportaron las reglamentaciones respecto a la aplicación en la actuación que se formulen en las administraciones mediante sistemas electrónicos, informáticos o telemáticos.

Incluso podemos abordar al Consejo de Ministros del 16 de julio de 2010 en el que se acordó la aprobación de la Estrategia 2011-2015 del Plan Avanza 2. Este plan quiere conducir al cambio de modelos económico-tecnológico-social de España a través de las Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones (TICs), que van a establecer una generalidad en el avance hacia una confirmación en competitividad y productividad que sea germen de una igualdad de oportunidades, dinamización económica y consolidará un estado de crecimiento económico sostenible.

En su momento en el que se fragua la Estrategia 2011-2015 podríamos caracterizarlo por el consenso que se llegó a alcanzar entre las fuerzas políticas del momento, en el que todos abogaban por la consecución de sus objetivos. Este documento establecía entre uno de sus objetivos prioritarios, el incremento del uso avanzado de servicios de carácter digital por parte de la ciudadanía y para ello es esencial, el desarrollo de las capacidades tecnologías del sector que abarca las TICs. En cinco ejes de acción podemos  configurar esta Estrategia 2011-2015 con la que se idea encauzar la generación de un entorno que sea  propenso a la innovación, el fomento de la innovación  desde el punto de vista de la demanda del ciudadano, el refortalecimiento  de la cooperación territorial y el capital humano, cuyo centro de estos ejes que los encauza y une, se sitúa la transferencia de conocimientos, entre todos ellos.

Abordando la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos  (LAECSP), se nos presenta una norma que plantea una serie de importantes objetivos  a llevar a cabo desde las Administraciones Públicas del Estado español, como una pauta básica que permita ese impulso que mira hacia la e-Administración. Es notable que al margen de unos principios generales estructurados, una serie de preceptos, un régimen jurídico, unos criterios… esta Ley establece Derechos concisos que van a redundar en los ciudadanos, lo que significa que producirá una demanda que implica que las Administraciones Públicas irán ampliando y desarrollando una amplia oferta de estos servicios a través de Internet, construyendo la e-Administración.

Los elementos funcionales que van a intervenir o los procesos que van  a formar parte de  la menciona LAECSP podríamos clasificarlos en la llamada Sede electrónica, el gestor de formularios, el registro electrónico, la pasarela de pagos, el gestor de expedientes, la notificación electrónica, la identificación electrónica, el archivo electrónico o la interoperabilidad:

Podemos describir a la sede electrónica o portal del ciudadano con aquel instrumento que permite el acceso al ciudadano a cerca de toda aquella información y esos servicios de una manera on-line que se presentan a disposición de todos ellos, de una manera permanentemente actualizada, y perfectamente personalizada. Pongamos por ejemplo algunos de los servicios que se pueden ofrecer dentro de la sede electrónica; como la iniciación de trámites, la consulta del estado de expedientes, visitas virtuales, servicios cartográficos, descargas, soporte técnico, foros de colaboración, Buzón Ciudadano, etc.

 A lo que se le atribuye como gestor de formularios, llamas al conjunto de instrumentos que van a facilitar a los ciudadanos la construcción, utilización, presentación y conservación de aquellos formularios dentro de plataformas que posee la Administración Pública que configuran esa administración electrónica. Podemos hablar de formularios, como documento esencial para la presentación e intercambio de la información en forma de solicitudes, comunicaciones o escritos que generen los ciudadanos como interesados, hacia un registro administrativo (Ayuntamientos, Diputaciones, Universidades, Consellerias, etc.).

Cuando hablamos de registro electrónico, tratamos sobre esas tareas que tan fundamentales son como referencia en el tiempo, es decir, el hecho de anotar el asiento (fecha) de entra o de salida que son requisitos esenciales como resguardo de todas aquellas instancias que presenten  los ciudadanos hacia la administración, pues en muchos aspectos las fechas son primordiales para las tramitaciones burocráticas. Guardar los datos de presentación de esa información, que genere, además, un recibo con un número de registro en el momento de presentar dichas instancias, es de utilidad esencial.

En cuanto  a las pasarelas de pagos, entendemos que tienen una tarea esencial, al poder permitir el hecho de formalizar pagos de manera online en los trámites que así lo contempla. Para ello, es necesaria la firma electrónica, que forme parte de una plataforma integrada con la sede administrativa, y que existan  convenios formalizados entre las diferentes entidades bancarias en la que se puedan hacer efectivos estos pagos.

Podemos contar con el gestor de expedientes o tramitador, como una situación similar a la de sede electrónica, pero que formalice los flujos de cada trámite, como soluciones prefabricadas que puedan facilitar la aplicación de procedimientos autorizados, conocidos como workflow [i] y los BPMS[ii]. Estas herramientas, a través de un motor de workflow, aplicado en el servidor de la red, ira encaminado las instancias y expedientes  según los parámetros preestablecidos.

Aparece también la notificación electrónica como ese sistema que permite formalizar un envío de información mediante comunicaciones escritas y mensajes (generalmente) a los ciudadanos. Siempre, siguiendo los protocolos oficiales de la notificación electrónica reflejada en el Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero y de la Ley Orgánica de Protección de Datos de carácter personal (LOPD) y del Esquema Nacional de Seguridad (ENS). Este mensaje, se realizará al interesado (receptor de la notificación) y por otra parte deberá permitir el acceso electrónico a la lectura de estas notificaciones, dentro de un sistema que sea eficaz y eficiente y que promueva una constancia de la recepción, el acceso y la lectura de las notificaciones por parte del usuario. Y siempre sea compatible con la Ley de Protección de Datos.

Otro elemento clasificatorio es la identificación electrónica como la autentificación de ciudadanos, entidades ciudadanas (asociaciones sin ánimo de lucro), empresas, además los empleados públicos y sedes electrónicas, que se van a formalizar mediante la herramienta de la identificación electrónica. Pues estas operaciones del firmado de documentos e instancias por parte de ciudadanos, empresarios, representantes de entidades ciudadanas, y empleados públicos se van a incluir dentro del concepto que entendemos por la firma electrónica.

Importante y menos utilizado de lo necesario el archivo electrónico, en el que contamos con el sistema que nos puede ofrecer un almacenamiento totalmente seguro para esos documentos, instancias, ficheros, etc. que están relacionado con su expediente correspondiente, y que se pueda ir gestionado el ciclo vertebrador de cada expediente desde el mismo momento de su creación, sus tramitación, hasta su registro definitivo (mediante la preservación o custodia). Esta herramienta nos presta su funcionalidad de almacenamiento a la vez que permite una recuperación y consulta, de cada uno de estos procedimientos administrativos, por parte del personal funcionarial y del interesado.

Otro elemento que va a intervenir en los procesos de la e-Administración es la interoperabilidad como el intercambio de los datos, que va a evitar el requerimiento de la misma información del ciudadano para otro trámite si la administración ya lo posee en algunos de sus departamentos, ya trate de la misma Administración, que de otras Administraciones. 

Recalcamos que la LAECSP ofrece esos Derechos de los ciudadanos y genera unas obligaciones para la Admiración Pública de la que nace con el fin último de servir. Podemos considerar que en nuestra legislación española, aparece una Ley que es de las más avanzadas del mundo (superada por dos Estados)  que se encuentra llena de contenido de los ciudadanos en sus relaciones con las administraciones,  encauzando, así, al ciudadano no participativo, que refuerza y aúna las vías existentes creadas para facilitarlo y mejorarlo. Esta normativa, estableces una hoja de ruta que permita consolidar los diversos niveles de una Administración aun en desarrollo, y la disponibilidad de servicios con  metas concretas que permitan alcanzar la una interoperabilidad entre todas las Administraciones Públicas.

            El aumento de las posibilidades con la aplicación de las TICs en los procesos administrativos pueden trasformar la manera de entender la administración y producir una serie de ventajas, que abran nuevos espacios de control y de prestación al ciudadano con servicios que miren hacia el interés general, dado que cualquier ciudadano pueda acceder a dicho servicio con comodidad para proceder a su gestión de forma telemática, tratándose de un sistema imparcial y trasparente, que proporcionen un uso de los recursos para los ciudadanos, pues serian participes del uso que se haría de dicho servicio, que sea adecuado y que procure optimizar su mayor eficacia.

Una vez introducidos en las herramientas que se han generado para hacer veraz a la Administración  Electrónica, según ponen de manifiesto las directrices legales, ya podremos centrándonos en el órgano escogido, en el que el uso del plan de renovación electrónica, nos habla de que la modernización de la administración provincial, no se va a tratar de una mera una renovación de materiales, es decir, no se trata de la instalación de nuevos computadores o servidores de acceso remoto o ni siquiera lo que se entiende por hacer una página web municipal. Esa modernización debe hacerse efectiva, afrontando los retos que se puedan dar en las administraciones dentro de un contexto económico, que beneficie un reordenamiento de las competencias que sean capacees de eliminar las duplicidades, así como cualquiera de los trámites burocráticos innecesarios mediante la consecución de una reducción máxima. Todo ello agilizará los procesos que busquen la bidireccionalidad  y la interacción de los ciudadanos.
La Diputación alicantina pretende un plan en el que el trabajo en cuanto a las políticas públicas que desarrollen los Ayuntamientos más pequeños (estas Administraciones provinciales ofrecen servicios necesarios a ayuntamientos que no puedan costearlos por su carácter menor, siguiendo la Ley 7/85 de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local, será la Diputación Provincial, la encargada de garantizar y asegurar que se presten los servicios de competencia municipal, en su ámbito territorial) pasando a ser un socio capaz de ofertar aquellas herramientas tecnológicas a las entidades locales, con el fin de poder ofrecer un cambio en la forma de actuar frente al ciudadano y la forma de trabajo interno. Por todo ello se elaboró el Plan “Moderniza 6.0”.

La Provincia de Alicante se forma de 141 municipios de muy diversa composición poblacional, de los que un total de 116 localidades tienen empadronados a menos de 20.000 habitantes (que serán a los que nos refiramos). En su desarrollo se puede observar una tecnología creciente en los últimos años, mediante las implantaciones de hardware y software, así como que prácticamente todo el personal administrativo dispone de ordenadores, siendo muchas de estas tecnologías aportadas por la Diputación Provincial alicantina. Esta consciencia, pretende aportar workflow que traten de reducir costes en los Ayuntamientos de la provincia.



Como objetivos del Plan, se pretende una configuración de esa administración pública cercana con los ciudadanos y que sea capaz de atender satisfactoriamente las demandas y peticiones que estos generen mediante seis aplicaciones, como es el Ayuntamiento en la Nube, el Software Municipal, los Acuerdos par a Licencias, la Administración Electrónica (como plataforma que facilita la organización, control y gestión de expedientes), los portales Web Municipales y la Firma Digital y Sello del Órgano.  Se pretende una e-Administración que sea resultado del gran desafío que refleje la aplicación de la gestión interna y externa de las admiraciones mediante las posibilidades que oferta la tecnología; ello persigue la prestación de unos fabulosos servicios hacia la ciudadanía. En la Provincia de Alicante, se ha contemplado y se ha apostado por los procedimientos administrativos de manera electrónica, dotando a las entidades locales de las herramientas que carezcan o mejorando las existentes, reduciendo los plazo de los procedimientos, los tiempos de los mismo y persiguiendo un ahorro.

El Plan “Moderniza 6.0” cuyos objetivos señalados pueden aspirarse a través de los mecanismos que plantea, comenzando por el mencionado Ayuntamiento en la Nube, se trata fundamentalmente del ahorro en los costes, siendo la Diputación la que presta los servicios a las entidades locales sin la necesidad del desplazamiento a las oficinas consistoriales para la resolución de incidencias, que genera una disminución de plazos, en los que los funcionarios tiene a su disposición la posibilidad de trabajar incluso desde casa (que persigue aumento de la productividad y la conciliación familiar). Uno de los puntos más fuertes de esta aplicación serán las copias de seguridad que archivan en tiempo real en los servidores de la Intuición Provincial, ahorran grandes cantidades de desembolso a los Ayuntamientos. Lo que se consigue con todo, es liberar del gasto al sometimiento de los sistemas informáticos mediante el descenso de los costes en hardware, en las licencias de software, de puestos de trabajo y de servicios de administración de los servidores, garantizando un acceso a las nuevas tecnologías con una independencia de la situación económica en los Ayuntamientos, contribuyendo a esa vertebración “e-Administrativa” que la Diputación persigue.
               
                Otra acción de este Plan se trata del Software Municipal, que dentro de sus competencias, la Diputación como encargada de garantizar y asegurar que se presten los servicios de competencia municipal, en su ámbito territorial va a beneficiar a municipios, en cuanto a la aplicación de la Ley 7/1985 Reguladora del régimen Local, Reglamento de Población y Demarcación de las Entidades Locales que trata sobre el sostenimiento actualizado del Padrón Municipal como testimonio de las cifras oficiales de población. Es por ello que el Software que se aplica podrá definir de manera más precisa la gestión poblacional, así como sus altas y bajas, emitir los certificados, históricos o volantes de empadronamiento,   obtención de graficas sobre los datos, carga de soportes, sistemas de avisos de errores, etc. Todo ello para centralizar el padrón a nivel provincial en la Diputación en cuanto de las localidades que cuenten con sede electrónica.  Además incluye, este apartado, herramientas de contabilidad, formado por sistemas de gestión financiera económica y presupuestaria, que agilice y perfeccione las áreas económicas de los municipios. Aportando mecanismos de mejora para las gestiones del Gasto, la elaboración de presupuestos de gastos e ingresos, operaciones no presupuestarias, entre otras muchas.   

Incorpora los acuerdos para licencias como aquellas aportaciones que pone en marcha la Diputación de Alicante para la mejora de la Administración Electrónica para por la firma de convenios con aquellas entidades interesadas, ya sean de carácter público o privado, que pudiera ofertar un software apetecible y útil para los ayuntamientos alicantinos, adecuando tarifas adaptadas a las entidades locales que tras peticiones de éstos, se estudiará y se pronunciará para la mejora de las necesidades más ajustadas a cada circunstancias, siempre persiguiendo una economía barata y de calidad.

Persigue la implantación de la plataforma electrónica que pueda hacer más fácil el trabajo administrativo mediante la modernización y adaptación de los ayuntamientos a las Layes mencionadas, podrás alcanzar un control y una gestión de expedientes, actualizados con un rigor exhaustivo y jurídicamente vanguardista y sobretodo fácil de manejar, que permita evolucionar al típico expediente en soporte papel, al expediente en soporte electrónico, mediante la firma electrónica, implantada en las entidades locales.  Los modelos que se ofrecen para implantar son los de registro de entra y salida, los registros de facturas, la digitalización certificada, el generador de informes, las firma electrónica, el catálogo de procedimientos,  la sede el trónica, las notificaciones electrónicas, el tablón de anuncios,… Siempre con mesura que se adapte a la Lay de trasparencia y buen gobierno.

Una manera de poder crear una ventana al mundo en la que se pueda contemplar una localidad, con su oferta cultural, turística, administrativa, en definitiva municipal, es posible mediante los Portales Web Municipales. El proyecto trata de dotar a los Ayuntamientos de un formato estándar que una plataforma de gestión de contenidos que sea fácil navegar por sus usuarios. Así mismo la Diputación impulsa un proyecto de creación y alojamiento de Portales Web Municipales, con información relevante para los ciudadanos. Incluso, se crea una conexión con la Sede Electrónica del propio ayuntamiento para que pueda ofertar electrónicamente los trámites municipales. Pero todo ello no sirve de nada si no se hace un portal dinámico, vivo y que sea sostenible. Es por ello que mediante plataforma de software libre se insertan estas webs en los Servidores de la propia Diputación para que contribuya al ahorro de los constes de licencias.

Como arriba enunciábamos la firma digital y el sello del órgano supone una adaptación a la Administración Electrónica esencial tanto como en materia de autentificación de los usuarios como de las entidades. Esto es, el personal de los entes locales, poseen un sello del órgano y la firma digital para poder tramitar y certificar sus trámites y expedientes de manera informatizada.

Podemos obtener una gran variedad de conclusiones sobre la finalidad de la Administración Electrónica según los planes de este organismo. Pero debemos remarcar que la pretensión es la de ese vínculo de unas políticas tendentes a la consolidación y profundización de las Democracia como los pilares de la trasparencia, la participación y la colaboración que va a reforzar y a enriquecer el uso de estas tecnologías por parte de la ciudadanía (como explica García Martín, José Aurelio), en este caso de la Provincia de Alicante. Pudiendo disminuir las corrupciones, duplicidades y las cargas administrativas que conduzcan a una eficiencia y eficacia que emane de la confianza y unión entre las Administraciones Públicas y la ciudadanía. 

Nos enfrentamos a muchos obstáculos, como la actual crisis o brecha digital para poder adaptar la Administración Electrónica de una manera fácil, pero es probable que no se haya hecho antes, pues  hasta que la crisis (tanto económica, como de confianza hacia la Administración) crea la necesidad de hacerlo factible y adaptarlo para ahorrar, ser trasparente y cumplir con la normativa legal aplicable que la respalde la trasparencia y la Democracia, no se ha impulsado. Se debe seguir  trabajando porque nadie se quede atrás, intentando que  la administración electrónica sea una realidad evidente abocada a convertirse a corto plazo en un cauce principal de la actividad administrativa.


La Diputación de Alicante ofrece una serie de servicios en materia de innovación en formato tecnológico para la administración municipal de la provincia, utilizando las economías de escalas se puedan obtener resultados por parte de la ciudadanía, por lo que este ofrecimiento de acciones y planes sean resultado de ir entrelazando la LAECSP con todo aquello que esta administración provincial pone a disposición de cientos de municipios de nuestra región para que se suban al “caballo tecnológico.”

Estas aportaciones que se ofrecen desde ya por la Diputación de Alicante, tiene un enfoque claro que mejore a las entidades más pequeñas, pues los que pueden ser los beneficiarios, principales,  de este Plan “Moderniza 6.0” pueden ser aquellos ayuntamientos de menos de 20.000 habitantes, que lo soliciten al departamento de Modernización de la Diputación, siempre que presenten una memoria con las necesidades de requerirlo.

Pero cabe recordar que todo este trabajo hacia las mejoras administrativas en avances tecnológicos, presupone ir mejorando si se va trabajando siempre por el interés ciudadano.


[i] Flujo de trabajo.
[ii] Business Process Management Suite (BPMS): es el conjunto de servicios y herramientas que facilitan la administración de procesos de negocio. Por administración de procesos entendemos: análisis, definición, ejecución, monitoreo, y control de los procesos.

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