La Administración
Electrónica como una herramienta que facilite el acceso a la administración de
forma directa y transparente como fin que persigue la mejora de la calidad de
vida de los ciudadanos, que pasa por la consecución de un desarrollo
tecnológico y la innovación, ya sea en la esfera de lo técnico como en la
esfera de los social, en pos de unos efectos que permitan incorporar los
estilos de vida y las conductas vital y socialmente eficientes, así como eficaces,
es el fin que persigue la Diputación
Provincial de Alicante mediante el Plan de Modernización de los
Ayuntamiento de la Provincia de Alicante “Moderniza 6.0” en lo referente a la
Administración Electrónica.
Hablamos
de Administración Electrónica como aquella que en un cierto corto plazo pueda
ofrecer resultados de la actividad que produce la administración mediante su
actualización, en lo referente a ofrecer a la ciudadanía un servicio ágil y
eficiente. Y por ese motivo, mediante la Ley 11/2007, de 22
de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos
(LAECSP) y la Ley 3/2010 de Administración Electrónica de la Comunidad
Valenciana, de 5 de mayo, (esta última como regidora del ámbito territorial que
se selecciona) aportaron las reglamentaciones respecto a la aplicación en la
actuación que se formulen en las administraciones mediante sistemas
electrónicos, informáticos o telemáticos.
Incluso podemos abordar
al Consejo de Ministros del 16 de julio de 2010 en el que se acordó la
aprobación de la Estrategia 2011-2015 del Plan Avanza 2. Este plan quiere
conducir al cambio de modelos económico-tecnológico-social de España a través
de las Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones (TICs), que van a
establecer una generalidad en el avance hacia una confirmación en
competitividad y productividad que sea germen de una igualdad de oportunidades,
dinamización económica y consolidará un estado de crecimiento económico
sostenible.
En su momento en el que
se fragua la Estrategia 2011-2015 podríamos caracterizarlo por el consenso que
se llegó a alcanzar entre las fuerzas políticas del momento, en el que todos
abogaban por la consecución de sus objetivos. Este documento establecía entre
uno de sus objetivos prioritarios, el incremento del uso avanzado de servicios
de carácter digital por parte de la ciudadanía y para ello es esencial, el
desarrollo de las capacidades tecnologías del sector que abarca las TICs. En
cinco ejes de acción podemos configurar
esta Estrategia 2011-2015 con la que se idea encauzar la generación de un
entorno que sea propenso a la
innovación, el fomento de la innovación
desde el punto de vista de la demanda del ciudadano, el refortalecimiento de la cooperación territorial y el capital
humano, cuyo centro de estos ejes que los encauza y une, se sitúa la
transferencia de conocimientos, entre todos ellos.
Abordando la Ley 11/2007
de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP), se nos presenta una norma que
plantea una serie de importantes objetivos
a llevar a cabo desde las Administraciones Públicas del Estado español,
como una pauta básica que permita ese impulso que mira hacia la
e-Administración. Es notable que al margen de unos principios generales
estructurados, una serie de preceptos, un régimen jurídico, unos criterios…
esta Ley establece Derechos concisos que van a redundar en los ciudadanos, lo
que significa que producirá una demanda que implica que las Administraciones
Públicas irán ampliando y desarrollando una amplia oferta de estos servicios a
través de Internet, construyendo la e-Administración.
Los elementos funcionales
que van a intervenir o los procesos que van
a formar parte de la menciona LAECSP
podríamos clasificarlos en la llamada Sede electrónica, el gestor de
formularios, el registro electrónico, la pasarela de pagos, el gestor de
expedientes, la notificación electrónica, la identificación electrónica, el
archivo electrónico o la interoperabilidad:
Podemos describir a la
sede electrónica o portal del ciudadano con aquel instrumento que permite el
acceso al ciudadano a cerca de toda aquella información y esos servicios de una
manera on-line que se presentan a disposición de todos ellos, de una manera
permanentemente actualizada, y perfectamente personalizada. Pongamos por
ejemplo algunos de los servicios que se pueden ofrecer dentro de la sede
electrónica; como la iniciación de trámites, la consulta del estado de
expedientes, visitas virtuales, servicios cartográficos, descargas, soporte
técnico, foros de colaboración, Buzón Ciudadano, etc.
A lo que se le atribuye como gestor de
formularios, llamas al conjunto de instrumentos que van a facilitar a los
ciudadanos la construcción, utilización, presentación y conservación de
aquellos formularios dentro de plataformas que posee la Administración Pública
que configuran esa administración electrónica. Podemos hablar de formularios,
como documento esencial para la presentación e intercambio de la información en
forma de solicitudes, comunicaciones o escritos que generen los ciudadanos como
interesados, hacia un registro administrativo (Ayuntamientos, Diputaciones,
Universidades, Consellerias, etc.).
Cuando hablamos de
registro electrónico, tratamos sobre esas tareas que tan fundamentales son como
referencia en el tiempo, es decir, el hecho de anotar el asiento (fecha) de
entra o de salida que son requisitos esenciales como resguardo de todas
aquellas instancias que presenten los
ciudadanos hacia la administración, pues en muchos aspectos las fechas son
primordiales para las tramitaciones burocráticas. Guardar los datos de
presentación de esa información, que genere, además, un recibo con un número de
registro en el momento de presentar dichas instancias, es de utilidad esencial.
En cuanto a las pasarelas de pagos, entendemos que
tienen una tarea esencial, al poder permitir el hecho de formalizar pagos de
manera online en los trámites que así lo contempla. Para ello, es necesaria la
firma electrónica, que forme parte de una plataforma integrada con la sede
administrativa, y que existan convenios
formalizados entre las diferentes entidades bancarias en la que se puedan hacer
efectivos estos pagos.
Podemos contar con el
gestor de expedientes o tramitador, como una situación similar a la de sede
electrónica, pero que formalice los flujos de cada trámite, como soluciones
prefabricadas que puedan facilitar la aplicación de procedimientos autorizados,
conocidos como workflow [i]
y los BPMS[ii].
Estas herramientas, a través de un motor de workflow, aplicado en el servidor
de la red, ira encaminado las instancias y expedientes según los parámetros preestablecidos.
Aparece también la notificación
electrónica como ese sistema que permite formalizar un envío de información
mediante comunicaciones escritas y mensajes (generalmente) a los ciudadanos.
Siempre, siguiendo los protocolos oficiales de la notificación electrónica
reflejada en el Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero y de la Ley Orgánica de Protección de Datos de carácter personal (LOPD) y
del Esquema Nacional de Seguridad (ENS). Este mensaje, se realizará al interesado (receptor de la
notificación) y por otra parte deberá permitir el acceso electrónico a la
lectura de estas notificaciones, dentro de un sistema que sea eficaz y
eficiente y que promueva una constancia de la recepción, el acceso y la lectura
de las notificaciones por parte del usuario. Y siempre sea compatible con la
Ley de Protección de Datos.
Otro elemento
clasificatorio es la identificación electrónica como la autentificación de
ciudadanos, entidades ciudadanas (asociaciones sin ánimo de lucro), empresas,
además los empleados públicos y sedes electrónicas, que se van a formalizar
mediante la herramienta de la identificación electrónica. Pues estas
operaciones del firmado de documentos e instancias por parte de ciudadanos,
empresarios, representantes de entidades ciudadanas, y empleados públicos se
van a incluir dentro del concepto que entendemos por la firma electrónica.
Importante y menos
utilizado de lo necesario el archivo electrónico, en el que contamos con el
sistema que nos puede ofrecer un almacenamiento totalmente seguro para esos
documentos, instancias, ficheros, etc. que están relacionado con su expediente
correspondiente, y que se pueda ir gestionado el ciclo vertebrador de cada
expediente desde el mismo momento de su creación, sus tramitación, hasta su
registro definitivo (mediante la preservación o custodia). Esta herramienta nos
presta su funcionalidad de almacenamiento a la vez que permite una recuperación
y consulta, de cada uno de estos procedimientos administrativos, por parte del
personal funcionarial y del interesado.
Otro elemento que va a
intervenir en los procesos de la e-Administración es la interoperabilidad como
el intercambio de los datos, que va a evitar el requerimiento de la misma
información del ciudadano para otro trámite si la administración ya lo posee en
algunos de sus departamentos, ya trate de la misma Administración, que de otras
Administraciones.
Recalcamos que la LAECSP
ofrece esos Derechos de los ciudadanos y genera unas obligaciones para la
Admiración Pública de la que nace con el fin último de servir. Podemos
considerar que en nuestra legislación española, aparece una Ley que es de las
más avanzadas del mundo (superada por dos Estados) que se encuentra llena de contenido de los
ciudadanos en sus relaciones con las administraciones, encauzando, así, al ciudadano no
participativo, que refuerza y aúna las vías existentes creadas para facilitarlo
y mejorarlo. Esta normativa, estableces una hoja de ruta que permita consolidar
los diversos niveles de una Administración aun en desarrollo, y la
disponibilidad de servicios con metas
concretas que permitan alcanzar la una interoperabilidad entre todas las
Administraciones Públicas.
El
aumento de las posibilidades con la aplicación de las TICs en los procesos
administrativos pueden trasformar la manera de entender la administración y
producir una serie de ventajas, que abran nuevos espacios de control y de
prestación al ciudadano con servicios que miren hacia el interés general, dado
que cualquier ciudadano pueda acceder a dicho servicio con comodidad para
proceder a su gestión de forma telemática, tratándose de un sistema imparcial y
trasparente, que proporcionen un uso de los recursos para los ciudadanos, pues
serian participes del uso que se haría de dicho servicio, que sea adecuado y
que procure optimizar su mayor eficacia.
Una vez introducidos en
las herramientas que se han generado para hacer veraz a la Administración Electrónica, según ponen de manifiesto las
directrices legales, ya podremos centrándonos en el órgano escogido, en el que
el uso del plan de renovación electrónica, nos habla de que la modernización de
la administración provincial, no se va a tratar de una mera una renovación de
materiales, es decir, no se trata de la instalación de nuevos computadores o
servidores de acceso remoto o ni siquiera lo que se entiende por hacer una
página web municipal. Esa modernización debe hacerse efectiva, afrontando los
retos que se puedan dar en las administraciones dentro de un contexto
económico, que beneficie un reordenamiento de las competencias que sean
capacees de eliminar las duplicidades, así como cualquiera de los trámites
burocráticos innecesarios mediante la consecución de una reducción máxima. Todo
ello agilizará los procesos que busquen la bidireccionalidad y la interacción de los ciudadanos.
La
Diputación alicantina pretende un plan en el que el trabajo en cuanto a las
políticas públicas que desarrollen los Ayuntamientos más pequeños (estas
Administraciones provinciales ofrecen servicios necesarios a ayuntamientos que
no puedan costearlos por su carácter menor, siguiendo la Ley 7/85 de 2 de
abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local, será la Diputación
Provincial, la encargada de garantizar y asegurar que se presten los servicios
de competencia municipal, en su ámbito territorial) pasando a ser un socio
capaz de ofertar aquellas herramientas tecnológicas a las entidades locales,
con el fin de poder ofrecer un cambio en la forma de actuar frente al ciudadano
y la forma de trabajo interno. Por todo ello se elaboró el Plan “Moderniza 6.0”.
La Provincia de Alicante
se forma de 141 municipios de muy diversa composición poblacional, de los que
un total de 116 localidades tienen empadronados a menos de 20.000 habitantes
(que serán a los que nos refiramos). En su desarrollo se puede observar una
tecnología creciente en los últimos años, mediante las implantaciones de
hardware y software, así como que prácticamente todo el personal administrativo
dispone de ordenadores, siendo muchas de estas tecnologías aportadas por la
Diputación Provincial alicantina. Esta consciencia, pretende aportar workflow
que traten de reducir costes en los Ayuntamientos de la provincia.
Como
objetivos del Plan, se pretende una configuración de esa administración pública
cercana con los ciudadanos y que sea capaz de atender satisfactoriamente las
demandas y peticiones que estos generen mediante seis aplicaciones, como es el
Ayuntamiento en la Nube, el Software Municipal, los Acuerdos par a Licencias,
la Administración Electrónica (como plataforma que
facilita la organización, control y gestión de expedientes), los portales Web Municipales y la
Firma Digital y Sello del Órgano. Se
pretende una e-Administración que sea resultado del gran desafío que refleje la
aplicación de la gestión interna y externa de las admiraciones mediante las
posibilidades que oferta la tecnología; ello persigue la prestación de unos
fabulosos servicios hacia la ciudadanía. En la Provincia de Alicante, se ha
contemplado y se ha apostado por los procedimientos administrativos de manera
electrónica, dotando a las entidades locales de las herramientas que carezcan o
mejorando las existentes, reduciendo los plazo de los procedimientos, los
tiempos de los mismo y persiguiendo un ahorro.
El Plan “Moderniza 6.0”
cuyos objetivos señalados pueden aspirarse a través de los mecanismos que
plantea, comenzando por el mencionado Ayuntamiento en la Nube, se trata
fundamentalmente del ahorro en los costes, siendo la Diputación la que presta
los servicios a las entidades locales sin la necesidad del desplazamiento a las
oficinas consistoriales para la resolución de incidencias, que genera una disminución
de plazos, en los que los funcionarios tiene a su disposición la posibilidad de
trabajar incluso desde casa (que persigue aumento de la productividad y la
conciliación familiar). Uno de los puntos más fuertes de esta aplicación serán
las copias de seguridad que archivan en tiempo real en los servidores de la
Intuición Provincial, ahorran grandes cantidades de desembolso a los
Ayuntamientos. Lo que se consigue con todo, es liberar del gasto al
sometimiento de los sistemas informáticos mediante el descenso de los costes en
hardware, en las licencias de software, de puestos de trabajo y de servicios de
administración de los servidores, garantizando un acceso a las nuevas
tecnologías con una independencia de la situación económica en los
Ayuntamientos, contribuyendo a esa vertebración “e-Administrativa” que la
Diputación persigue.
Otra acción de este Plan se trata
del Software Municipal, que dentro de sus competencias, la Diputación como
encargada de garantizar y asegurar que se presten los servicios de competencia municipal,
en su ámbito territorial va a beneficiar a municipios, en cuanto a la
aplicación de la Ley 7/1985 Reguladora del régimen Local, Reglamento de Población
y Demarcación de las Entidades Locales que trata sobre el sostenimiento
actualizado del Padrón Municipal como testimonio de las cifras oficiales de
población. Es por ello que el Software que se aplica podrá definir de manera
más precisa la gestión poblacional, así como sus altas y bajas, emitir los
certificados, históricos o volantes de empadronamiento, obtención de graficas sobre los datos, carga
de soportes, sistemas de avisos de errores, etc. Todo ello para centralizar el
padrón a nivel provincial en la Diputación en cuanto de las localidades que
cuenten con sede electrónica. Además
incluye, este apartado, herramientas de contabilidad, formado por sistemas de
gestión financiera económica y presupuestaria, que agilice y perfeccione las
áreas económicas de los municipios. Aportando mecanismos de mejora para las
gestiones del Gasto, la elaboración de presupuestos de gastos e ingresos,
operaciones no presupuestarias, entre otras muchas.
Incorpora los acuerdos para licencias como aquellas
aportaciones que pone en marcha la Diputación de Alicante para la mejora de la Administración
Electrónica para por la firma de convenios con aquellas entidades interesadas,
ya sean de carácter público o privado, que pudiera ofertar un software
apetecible y útil para los ayuntamientos alicantinos, adecuando tarifas
adaptadas a las entidades locales que tras peticiones de éstos, se estudiará y
se pronunciará para la mejora de las necesidades más ajustadas a cada
circunstancias, siempre persiguiendo una economía barata y de calidad.
Persigue la implantación de la plataforma electrónica que
pueda hacer más fácil el trabajo administrativo mediante la modernización y
adaptación de los ayuntamientos a las Layes mencionadas, podrás alcanzar un
control y una gestión de expedientes, actualizados con un rigor exhaustivo y
jurídicamente vanguardista y sobretodo fácil de manejar, que permita
evolucionar al típico expediente en soporte papel, al expediente en soporte
electrónico, mediante la firma electrónica, implantada en las entidades
locales. Los modelos que se ofrecen para
implantar son los de registro de entra y salida, los registros de facturas, la
digitalización certificada, el generador de informes, las firma electrónica, el
catálogo de procedimientos, la sede el
trónica, las notificaciones electrónicas, el tablón de anuncios,… Siempre con
mesura que se adapte a la Lay de trasparencia y buen gobierno.
Una manera de poder crear una ventana al mundo en la que se
pueda contemplar una localidad, con su oferta cultural, turística,
administrativa, en definitiva municipal, es posible mediante los Portales Web
Municipales. El proyecto trata de dotar a los Ayuntamientos de un formato
estándar que una plataforma de gestión de contenidos que sea fácil navegar por
sus usuarios. Así mismo la Diputación impulsa un proyecto de creación y
alojamiento de Portales Web Municipales, con información relevante para los
ciudadanos. Incluso, se crea una conexión con la Sede Electrónica del propio
ayuntamiento para que pueda ofertar electrónicamente los trámites municipales.
Pero todo ello no sirve de nada si no se hace un portal dinámico, vivo y que
sea sostenible. Es por ello que mediante plataforma de software libre se
insertan estas webs en los Servidores de la propia Diputación para que
contribuya al ahorro de los constes de licencias.
Como arriba enunciábamos la firma digital y el sello del
órgano supone una adaptación a la Administración Electrónica esencial tanto
como en materia de autentificación de los usuarios como de las entidades. Esto
es, el personal de los entes locales, poseen un sello del órgano y la firma
digital para poder tramitar y certificar sus trámites y expedientes de manera
informatizada.
Podemos obtener una gran variedad de conclusiones sobre la
finalidad de la Administración Electrónica según los planes de este organismo.
Pero debemos remarcar que la pretensión es la de ese vínculo de unas políticas
tendentes a la consolidación y profundización de las Democracia como los
pilares de la trasparencia, la participación y la colaboración que va a
reforzar y a enriquecer el uso de estas tecnologías por parte de la ciudadanía
(como explica García Martín, José Aurelio), en este caso de la Provincia de
Alicante. Pudiendo disminuir las corrupciones, duplicidades y las cargas
administrativas que conduzcan a una eficiencia y eficacia que emane de la confianza
y unión entre las Administraciones Públicas y la ciudadanía.
Nos
enfrentamos a muchos obstáculos, como la actual crisis o brecha digital para
poder adaptar la Administración Electrónica de una manera fácil, pero es
probable que no se haya hecho antes, pues
hasta que la crisis (tanto económica, como de confianza hacia la
Administración) crea la necesidad de hacerlo factible y adaptarlo para ahorrar,
ser trasparente y cumplir con la normativa legal aplicable que la respalde la
trasparencia y la Democracia, no se ha impulsado. Se debe seguir trabajando porque nadie se quede atrás,
intentando que la administración electrónica sea una realidad evidente abocada a convertirse
a corto plazo en un cauce principal de la actividad administrativa.
La Diputación de Alicante ofrece una serie de servicios en
materia de innovación en formato tecnológico para la administración municipal
de la provincia, utilizando las economías de escalas se puedan obtener
resultados por parte de la ciudadanía, por lo que este ofrecimiento de acciones
y planes sean resultado de ir entrelazando la LAECSP con todo aquello que esta
administración provincial pone a disposición de cientos de municipios de
nuestra región para que se suban al “caballo tecnológico.”
Estas aportaciones que se ofrecen desde ya por
la Diputación de Alicante, tiene un enfoque claro que mejore a las entidades
más pequeñas, pues los que pueden ser los beneficiarios, principales, de este Plan “Moderniza 6.0” pueden ser
aquellos ayuntamientos de menos de 20.000 habitantes, que lo soliciten al
departamento de Modernización de la Diputación, siempre que presenten una
memoria con las necesidades de requerirlo.
Pero cabe recordar que todo este trabajo hacia
las mejoras administrativas en avances tecnológicos, presupone ir
mejorando si se va trabajando siempre por el interés ciudadano.
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